1. Tổ chức họp báo là gì? Mục đích của sự kiện họp báo

Tổ chức họp báo (Press conferences) là phương thức mà doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng. Các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp tổ chức buổi họp báo với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, hầu như các buổi họp báo đều hướng đến những mục đích chính như:

• Ra mắt hay giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình mới của doanh nghiệp
• Thay đổi những thông tin cần thiết của doanh nghiệp hay bộ nhận diện các sản phẩm cũ.
• Công bố những thông tin, tin tức quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.
• Xử lý cuộc khủng hoảng truyền thông như: Đính chính các thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin…

2. Vai trò của việc tổ chức họp báo, sự kiện

Sự kiện có vai trò như là một Chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty. Sự hiện diện của báo chí và các phương tiện truyền thông sẽ giúp việc quảng bá đạt hiệu quả cao hơn. Các sự kiện này giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng, tạo hiệu ứng lan truyền.

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện còn tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng và đối tác. Các báo chí đăng tải thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm phủ sóng rộng rãi qua các trang mạng xã hội, tạo sự nhận diện trong mắt khách hàng. Từ đó, công chúng dễ dàng tiếp cận và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng.

3. Tổng hợp 8 bước trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Họp báo là sự kiện mang đậm tính chất báo chí truyền thông nên sức lan tỏa của nó sẽ rất lớn và kéo theo đó là công tác chuẩn bị cũng hết sức công phu. Sau đây là 8 bước cơ bản trong quy trình tổ chức một buổi họp báo chuyên nghiệp:

3.1 Xác định mục đích & mục tiêu của sự kiện họp báo

Việc xác định mục đích của sự kiện họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept cũng như thông điệp truyền thông sẽ được truyền tải qua buổi họp báo đó. Thêm vào đó, mục tiêu của buổi họp báo cũng phải được xác định một cách rõ ràng, chi tiết. Như vậy, bạn mới có thể đánh giá và đo lường được một cách dễ dàng mức độ hiệu quả của sự kiện.

Ví dụ: Bạn cần xác định số lượng cơ quan báo chí sẽ tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được thông tin thông qua họp báo như thế nào…

3.2 Xác định thời gian, thời lượng của buổi họp báo

Thời gian tốt nhất nên tổ chức sự kiện họp báo là vào buổi sáng, tránh buổi tối, ngày nghỉ, ngày lễ hoặc Tết. Bởi, nếu sự kiện được diễn ra vào buổi sáng thì các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc. Điều này sẽ đảm bảo tính thời sự và tin tức nóng hổi của sự kiện. Còn về mặt tâm lý, các nhà báo, phóng viên sẽ thích dành thời gian cuối tuần cho gia đình và cuộc sống riêng tư của họ.

Hơn nữa, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về thời lượng diễn ra chương trình họp báo. Một buổi họp dài dễ dẫn đến sự lan man, mỏi mệt nhưng nếu quá ngắn sẽ khiến khách mời tham gia không nắm bắt hết được các nội dung, thông điệp. Thời lượng hợp lý của một buổi họp báo thường kéo dài từ 90 đến 120 phút.

3.3 Lựa chọn địa điểm sẽ tổ chức buổi họp báo

Sự kiện họp báo nên được tổ chức ở những địa điểm trang trọng và rộng rãi. Vậy nên trung tâm hội nghị hoặc phòng họp ở các khách sạn sẽ là những địa điểm rất phù hợp. Những không gian này có thể bảo đảm chất lượng âm thanh, ánh sáng cần thiết và đảm bảo tốt về an ninh. Ngoài ra, những địa điểm như vậy cũng dễ dàng tìm kiếm, tạo sự thuận lợi cho việc tiếp cận và thu hút công chúng.

3.4 Lên danh sách khách mời của buổi sự kiện họp báo

Việc lựa chọn các cơ quan báo chí nào sẽ tham gia phải tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời tham gia, doanh nghiệp cần tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận khách mời tham dự. Tỉ lệ khách xác nhận tham gia càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút.

3.5 Xây dựng nội dung kịch bản của buổi họp báo

Trong mọi sự kiện, MC luôn đóng một vai trò quan trọng là dẫn dắt toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách mời. Lựa chọn MC cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện công bố. Hơn nữa, MC phải có sự nhanh nhạy, biết ứng phó, xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra tại sự kiện.

3.6 Xin giấy phép tổ chức họp báo

Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp và bài bản. Có rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép tổ chức mà dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.

3.7 Setup địa điểm họp báo và tổng duyệt trước sự kiện

Trước, trong và sau khi sự kiện được diễn ra thì ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về các khâu kỹ thuật, đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời sửa chữa, khắc phục và có biện pháp xử lý để không ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

3.8 Tiến hành tổ chức buổi họp báo

Sau khi buổi họp báo được diễn ra, Ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp đánh giá kết quả cũng như đúc rút kinh nghiệm. Đồng thời, doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn đến các khách mời và cơ quan thông tấn báo chí đã đến tham gia sự kiện. Cuối cùng, theo dõi lịch trình phát sóng, các bài đăng để tổng hợp lại và thông báo cho các bên liên quan theo dõi.

4. Tổ chức họp báo cần chuẩn bị trước những gì?

Để tổ chức họp báo bạn cần chuẩn bị theo 5 nội dung sau:

4.1 Thứ nhất: Nội dung của buổi họp báo là gì?

Với vai trò cung cấp thông tin, nội dung buổi họp báo nên đảm bảo thông tin chính xác và rõ ràng nhất. Hơn nữa, thông tin cần có giá trị và đúng với những gì mà báo chí đang mong muốn. Ngoài ra, bạn nên tham khảo thái độ và mức độ quan tâm của báo chí đối với nội dung họp báo.

4.2 Thứ hai: Quy trình mời khách

Bạn cần chủ động Email, điện thoại, gửi thiệp mời trực tiếp một cách trang trọng để bày tỏ thiện ý đến các khách mời. Khi mời bạn cần thông báo các thông tin quan trọng của buổi họp báo như nội dung, địa điểm, thời gian, những nhân vật sẽ tham gia họp báo để tăng sự quan tâm và hứng thú của họ đến sự kiện của mình.

4.3 Thứ ba: Chuẩn bị địa điểm họp báo

Khi lựa chọn địa điểm của buổi họp báo, bạn cần cân nhắc đến những điều kiện tác nghiệp cho phóng viên để đảm bảo được tính thành công cho sự kiện họp báo. Các yếu tố về âm thanh và ánh sáng khi tổ chức sự kiện phải được chuẩn bị kỹ càng, chỉn chu.

Đặc biệt, vật dụng cần thiết cho buổi họp báo cũng phải được lên danh sách để chuẩn bị và setup một cách chu đáo. Tất cả những chi tiết được chuẩn bị từ nhỏ đến lớn đều phải chỉn chu nhằm thể hiện được tính chuyên nghiệp khi tổ chức sự kiện họp báo.

4.4 Thứ tư: Chuẩn bị tư liệu cho buổi họp báo

Tư liệu cho buổi họp báo là điều không thể thiếu. Đó có thể là hình ảnh, âm thanh, file mềm,… Bạn cũng nên chuẩn bị sẵn trước những tài liệu này dành cho báo chí và phóng viên. Các nhà báo có thể dùng chúng làm tư liệu sau khi cuộc họp báo kết thúc.

4.5 Thứ năm: Thảo luận chủ đề trước với MC và người tham gia diễn thuyết

Thảo luận chủ đề trước với MC và người tham gia diễn thuyết sẽ làm nên tính thống nhất và đảm bảo sự kiện họp báo được tổ chức và vận hành đúng hướng. MC, người diễn thuyết của sự kiện cũng cần phải được lựa chọn cẩn thận và kỹ càng, đảm bảo nói rành mạch, dễ nghe và biết cách ứng phó trong các tình huống.

5. Mẫu timeline (agenda) sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Sự thành công của sự kiện sẽ được tạo nên từ những chi tiết nhỏ bao gồm cả timeline của chương trình. Bạn có thể tham khảo mẫu timeline sau đây để có thêm ý tưởng lên kịch bản phù hợp với sự kiện của mình:

• PG đón tiếp các khách mời.
• BTC thông cáo với báo chí và lấy danh sách các phóng viên sẽ tham gia sự kiện.
• Sắp xếp và tổ chức phỏng vấn trước khi chương trình diễn ra.
• PG và nhân viên công ty giới thiệu các sản phẩm cho khách mời, báo chí.
• Tuyên bố lý do tổ chức sự kiện và giới thiệu các đại biểu, khách mời.
• Đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu khai mạc sự kiện.
• Chính thức giới thiệu về sản phẩm mới sắp được ra mắt.
• Diễn ra lễ chứng nhận các nhà phân phối (nếu có).
• Khách mời lên phát biểu (nếu có).
• Các nhà báo, phóng viên cùng doanh nghiệp hỏi đáp và trao đổi.
• MC gửi lời cảm ơn và tuyên bố bế mạc chương trình.
• Kết thúc chương trình, tặng quà tri ân các khách mời và đơn vị báo chí đã tham gia.

6. Chi phí tổ chức họp báo là bao nhiêu?

Tùy theo sự kiện và yêu cầu khách hàng cũng như các hạng mục thì sẽ có báo giá  khác nhau. Các hạng mục sẽ có một số loại chi phí như sau:

• Chi phí hạng mục xin giấy phép tổ chức sự kiện sẽ bao gồm các chi phí: Giấy phép tổ chức biểu diễn, giấy phép tổ chức dành cho ca sĩ, diễn viên từ nước ngoài về diễn tại Việt Nam, chi phí phúc khảo…
• Mức chi phí hạng mục xin giấy phép tổ chức từ sở Văn hóa thông tin sẽ bao gồm các chi phí: Giấy phép tổ chức CT, giấy phép quảng cáo ngoài trời, giấy phép họp báo, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép tổ chức roadshow, chi phí phúc khảo.
• Mức chi phí thuê địa điểm sẽ tùy chọn như: Khách sạn từ 3 đến 5 sao, Sân khấu – TTVHNT – nhà hát, Nhà thi đấu…
• Chi phí phục vụ tiệc tùy theo các set menu khác nhau.
• Ngoài ra còn các chi phí khác theo từng hạng mục như: Nhân sự hỗ trợ, lên ý tưởng, trang trí, in ấn, dàn dựng, ê-kíp thực hiện, truyền hình trực tiếp và một số hạng mục khác.

7. Một số ưu điểm khi bạn tổ chức sự kiện tại Lửa Việt Media

• Khách hàng được miễn phí tư vấn tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới.
• Xây dựng chi tiết toàn bộ kế hoạch.
• Đề xuất nhiều địa điểm họp báo để khách hàng có những lựa chọn tối ưu nhất.
• Đáp ứng yêu cầu của từng khách hàng và doanh nghiệp.
• Đội ngũ tư vấn viên dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn hiểu cách thức để tổ chức buổi họp báo sao cho thành công ngoài sự mong đợi.
• Trang thiết bị  hiện đại chất lượng tốt và sẵn có.
• Nhân sự kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật sân khấu đạo diễn sân khấu cho đến nhân sự PG lễ tân đều có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
• Hỗ trợ tư vấn, ký hợp đồng với các bên thứ 3 như người mẫu, MC, Bảo vệ, PG, PB (nếu cần).

8. Các lưu ý khi tổ chức họp báo cần chú ý để sự kiện diễn ra thành công

Để chương trình họp báo được tổ chức một cách trọn vẹn, thành công, sau đây là một số lưu ý mà bạn cần biết:

8.1 Nội dung của buổi họp báo

Nội dung phải được đảm bảo là quan trọng chính xác nhất. Không nên đưa các nội dung quá dài dòng và lan man. Ngoài ra, cần phải chuẩn bị tư liệu rõ ràng và đơn giản để các khách mời tham gia dễ dàng nắm bắt.

8.2 MC của chương trình

MC chính là yếu tố góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Bởi lẽ MC chính là cầu nối, dẫn dắt và kết nối doanh nghiệp với các cơ quan báo chí, các phóng viên và khách mời tham gia.

8.3 Trang thiết bị trong chương trình

Trang thiết bị phục vụ trong chương trình cũng sẽ quyết định đến sự thành công của buổi họp báo. Các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp báo cần được thuê tại các cơ sở cung cấp dịch vụ hoặc nên lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo sự trọn vẹn của sự kiện.

8.4 Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm trọn gói

Hiện nay, việc lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đang là giải pháp tối ưu và có hiệu quả cao, giúp tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí cho doanh nghiệp.

Với nhiều năm hoạt động, Lửa Việt Media đã trở thành đối tác, nhà cung cấp cho hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ cả ở trong và ngoài nước. Chúng tôi luôn cam kết mang đến cho bạn một sự kiện họp báo hoàn hảo nhằm nâng tầm thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp.

công ty tổ chức sự kiện event giá tổ chức event họp báo tổ chức họp báo